1,当然、外国人は、有効なパスポート（旅券）が必要です。
2,次に、そのパスポートにビザ(査証,VISA)を受ける必要があります。
その外国人の本国にある日本の領事館・大使館で受けます。但し、観光目的で入国する場合など、査証免除国の場合は不要です。この所轄官庁は外務省です。 ビザには、外交、公用、就業、一般、短期滞在、特定、医療滞在などがあります。在外の日本大使館などは、ビザ申請の審査について十分な判断資料を持ちません。そのためビザ申請の審査には大変な時間がかかります。それで、あらかじめ日本国内で「日本で在留する資格を認定する証明書」の制度があります。 在留資格とは、日本に在住している間に行うことができる活動の範囲をあらかじめ定める、制度です。例えば、留学の場合、日本語学校等が、法務省（入国管理局）へ在留資格認定証明書を申請して、審査を受けて、在留資格認定証明書の交付を受けます。これを外国人へ郵送したりして渡し、外国人本人がビザの申請をすればスムーズにいきます。
３，このビサを受けたパスポートを持って、日本の空港で入国管理局の上陸審査を受け上陸します。
ビザがあるから絶対入国できるわけではありません。麻薬など違法なものを輸入していないか検査されます。
注： 以上の通り、ビザと在留資格は違います。しかし、世間では、付与された在留資格のことを「ビサ」と呼び、就労ができる在留資格をワーキング ビザあるいは就労ビザと呼ぶことがあります。